REGISTRE DES ACTIVITÉS DE TRAITEMENT DE
TGC IMMOBILIER

Coordonnées du responsable de l’organisme

(responsable de traitement ou son représentant si le responsable est situé en dehors de l’UE)

Nom : JACQUIER. Prénom :Guillaume.

Adresse :TGC IMMOBILIER 129 rue du turenne.

CP : 75003. Ville : PARIS

Téléphone :01.42.17.43.44. 

Adresse de messagerie : contact@tgcimmobilier.com 

Activités de l’organisme impliquant le traitement de données personnelles

Activités Désignation des activités
Activité 1 GESTION LOCATIVE 
Activité 2 TRANSACTION 
Activité 3 GESTION DE LA PAIE

FICHE DE REGISTRE DE L’ACTIVITÉ

GESTION LOCATIVE

Date de création de la fiche 16/04/2019
Date de dernière mise à jour de la fiche 16/04/2019
Nom du logiciel ou de l’application EVEN

Objectifs poursuivis

Quittancement et facturation

Rédaction de mandats de gestion, de baux et d’actes de cautionnement

Rapports de gérance

Déclarations de sinistre et remise en état

Procédures

Catégories de personnes concernées

Listez les différents types de personnes dont vous collectez ou utilisez les données.

Locataire (personne physique et/ou morale)

Propriétaire (personne physique et/ou morale)

prospectfournisseur ( syndics, huissiers, avocats, notaires, entreprises pour travaux de rénovation, comptables )

Catégories de données collectées

État-civil, identité, données d’identification

Nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, numéro de téléphone, adresse mail

Kbis, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire

Vie personnelle 

Situation familiale

Vie professionnelle 

Situation et activité professionnelle

Informations d’ordre économique et financier

Revenus, situation financière, données bancaires, situation patrimoniale

Autre catégorie de données

Attestations d’assurance

Des données sensibles sont-elles traitées ?

Non 

Durées de conservation des catégories de données

Combien de temps conservez-vous ces informations ?

Dix ans à compter de la fin de la relation contractuelle

Si les catégories de données ne sont pas soumises aux mêmes durées de conservation, ces différentes durées doivent apparaître dans le registre.

Catégories de destinataires des données

Destinataires internes

L’ensemble des dirigeants et  des salariés 

Organismes externes

Nom, prénom, adresse, date de naissance, situation professionnelle, revenus à  GALIAN ( dans le cadre de contrat d’assurance loyer impayé ) 

Nom, prénom, adresse, activité professionnelle à AXA et GALIAN ( dans le cadre de contrat d’assurance PNO )

Nom, prénom, adresse, téléphone ou adresse mail aux entreprises mandatées pour faire des travaux.

Nom, prénom, adresse, téléphone ou adresse mail à EXIM pour les diagnostics immobiliers.

Nom, prénom, adresse, date de naissance, adresse mail, téléphone, coordonnées bancaires, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, attestation d’assurance: EVEN.

Nom, prénom, adresse, téléphone ou adresse mail, situation financière aux huissiers et avocats en cas de procédure.

 Nom, prénom, coordonnées bancaires: BNP Paribas 

Transferts des données hors UE

Des données personnelles sont-elles transmises hors de l’Union européenne ?

Non

Mesures de sécurité

Cochez et décrivez les mesures de sécurité organisationnelles et techniques prévues pour préserver la confidentialité des données.

Contrôle d’accès des utilisateurs

Accès avec code pour chaque utilisateur à l’application EVEN 

Accès serveur EVEN bloqué par code connu de la seule direction 

Accès au serveur limité à des utilisateurs propriétaires d’une adresse mail tgc immobilier

Mesures de traçabilité

Journalisation des accès des utilisateurs sur chaque fichier, stocké sur google drive  (durée de conservation d’un an).

Mesures de protection des logiciels 

Antivirus, accès avec une double authentification 

Sauvegarde des données

Google drive, Serveur internet ( synology ) et une sauvegarde d’une logiciel de gestion son sauvegarder sur les serveurs crypté du fournisseur du logiciel

Chiffrement des données

site accessible en https, utilisation de SSL pour protéger les accès à l’espace en ligne de nos clients

Contrôle des sous-traitants

Absence de sous traitants

FICHE DE REGISTRE DE L’ACTIVITÉ

TRANSACTION

Date de création de la fiche 16/04/2019
Date de dernière mise à jour de la fiche 16/04/2019
Nom du logiciel ou de l’application EVEN et Ciel Gestion Commerciale

Objectifs poursuivis

Achat et vente de biens immobilier

Facturation d’honoraires

Catégories de personnes concernées

Listez les différents types de personnes dont vous collectez ou utilisez les données.

  1. Locataire (personne physique et/ou morale)
  2. Propriétaire (personne physique et/ou morale)
  3. prospects

Catégories de données collectées

État-civil, identité, données d’identification

Nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, numéro de téléphone, adresse mail

Kbis, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire

Vie professionnelle 

Situation et activité professionnelle

Informations d’ordre économique et financier

Revenus, situation financière, données bancaires, situation patrimoniale 

Des données sensibles sont-elles traitées ?

Non 

Durées de conservation des catégories de données

Combien de temps conservez-vous ces informations ?

Dix ans à compter de la fin de la relation contractuelle

Si les catégories de données ne sont pas soumises aux mêmes durées de conservation, ces différentes durées doivent apparaître dans le registre.

Catégories de destinataires des données

Destinataires internes

L’ensemble des dirigeants et  des salariés 

Organismes externes

Nom, prénom, adresse, activité professionnelle: AXA et GALIAN ( dans le cadre de contrat d’assurance PNO )

Nom, Prénom, adresse, téléphone ou adresse mail aux entreprises mandatées pour faire des travaux.

Nom, Prénom, adresse, téléphone ou adresse mail à EXIM pour les diagnostics immobiliers.

Nom, Prénom, adresse, téléphone ou adresse mail, Kbis, coordonnées bancaires: aux notaires et aux huissiers en cas de congés pour vente. 

Nom, prénom, adresse, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire: SAGE (Ciel Gestion Commerciale).

Transferts des données hors UE

Des données personnelles sont-elles transmises hors de l’Union européenne ?

Non

Mesures de sécurité

Cochez et décrivez les mesures de sécurité organisationnelles et techniques prévues pour préserver la confidentialité des données.

Contrôle d’accès des utilisateurs

Accès au serveur limité à des utilisateurs propriétaires d’une adresse mail tgc immobilier.
Accès à la comptabilité limité à 2 utilisateurs accès protégé par un mot de passe

Mesures de traçabilité

Journalisation des accès des utilisateurs sur chaque fichier stocké sur google drive (durée de conservation d’un an).

Mesures de protection des logiciels 

Antivirus, accès avec une double authentification 

Sauvegarde des données

Google drive, serveur interne

Contrôle des sous-traitants

Vérification de leur charte de confidentialité, demande de ne pas utiliser les informations à des fins commerciales.

FICHE DE REGISTRE DE L’ACTIVITÉ

GESTION DE LA PAIE

Date de création de la fiche 07/06//2019
Date de dernière mise à jour de la fiche 07/06//2019

Objectifs poursuivis

Rédaction des contrats de travail

Mise en place des contrats santé et prévoyance

Payes

Etablissement des attestations de salaires

Déclaration de sinistres prévoyances

Catégories de personnes concernées

Salariés

Catégories de données collectées

État-civil, identité, données d’identification

Nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, numéro de téléphone, adresse email, numéro de sécurité sociale

Vie personnelle

Situation familiale, noms, prénoms, dates de naissance des enfants

Vie professionnelle 

CV, diplômes, scolarité, formations

Informations d’ordre économique et financier

données bancaires

Des données sensibles sont-elles traitées ?

Non 

Durées de conservation des catégories de données

Combien de temps conservez-vous ces informations ?

5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle

Si les catégories de données ne sont pas soumises aux mêmes durées de conservation, ces différentes durées doivent apparaître dans le registre.

Catégories de destinataires des données

Destinataires internes

Dirigeants et service de la gestion des paies 

Organismes externes

Nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, téléphone, adresse mail, numéro de sécurité sociale, coordonnées bancaires: 

Cabinet BIBAS (établissement des fiches de paies et attestations de salaire, transmissions aux organismes sociaux (URSSAF, Henner, CPAM)) 

Henner (contrats santé et prévoyance)

Transferts des données hors UE

Des données personnelles sont-elles transmises hors de l’Union européenne ?

Non

Mesures de sécurité

Cochez et décrivez les mesures de sécurité organisationnelles et techniques prévues pour préserver la confidentialité des données.

Contrôle d’accès des utilisateurs

Accès aux fichiers limité aux utilisateurs concernés

Mesures de traçabilité

Journalisation des accès des utilisateurs sur chaque fichier stocké sur google drive (durée de conservation d’un an).

Mesures de protection des logiciels 

Antivirus, accès avec une double authentification 

Sauvegarde des données

Google drive.

Contrôle des sous-traitants

Vérification de leur charte de confidentialité, demande de ne pas utiliser les informations à des fins commerciales.